אם אתה משתמש רגיל של Google Sheets, כנראה שנתקלת בבעיה שבה הוספת בטעות ערכים כפולים לגיליון האלקטרוני שלך. המצב הזה יכול להשליך את מערך הנתונים שעבדת כל כך קשה כדי להרכיב. ייתכן שאינך יודע שהמקרה התרחש, במיוחד כאשר המחשב שלך משתולל או כאשר אתה חוטף את משטח העקיבה במחשב הנייד שלך.
בכל מקרה, קל מדי לפספס משהו כשיש כמות עצומה של נתונים בגיליון האלקטרוני שלך. תוצאות אופייניות כוללות שגיאות חישוב ותאים כפולים שקשה לזהות בעת חיפוש מקור הבעיה.
למרבה המזל, קיימות מספר שיטות שונות להדגשת כפילויות בגיליונות האלקטרוניים שלך.
- השתמש בתכונת הסרת כפילויות המובנית.
- השתמש בהדגשה כדי למצוא כפילויות.
- העתק תאים ייחודיים והעבר אותם לגיליון חדש.
- השתמש במאתר כפילויות של צד שלישי.
- צור טבלת Pivot הסופרת כפילויות על בסיס אישי.
התהליכים שלעיל מקלים על מציאת הערכים הכפולים הללו כך שתוכל למחוק אותם או להתעלם מהם אם הם תואמים אך אינם כפולים. הנה האפשרויות שלך.
השתמש בתכונת הסרת כפילויות של Google Sheets
בין אם אתה מנסה למצוא כפילויות בעמודה אחת, בשתי עמודות או בגליון עבודה שלם, התכונה הסר כפילויות מסירה במדויק תאים עם אותם נתונים. למרות זאת, שים לב שהוא מסיר את כל הכפילויות, גם אם הם לא משויכים לאותם נתונים.
- סמן את העמודות שברצונך לבדוק אם יש נתונים כפולים.
- בתפריט שלמעלה, בחר נתונים, ולאחר מכן בחר הסר כפילויות.
- יופיע חלון קופץ של דיאלוג. סמן את התיבות לצד כל עמודה ברשימה שברצונך לסמן, או שאתה יכול לסמן בחר הכל,ולאחר מכן לחץ הסר כפילויות.
- Google Sheets מציג כמה עותקים נמצאו והוסרו, כך שתוכל להבטיח שהתהליך עבד כמתוכנן.
שימוש בתכונת "מצא והסר כפילויות" המובנית של Google Sheets היא הדרך הפשוטה ביותר להעלמת כפילויות, אך לפעמים, ייתכן שתרצה לסקור את העותקים לפני הסרתם. דרך מצוינת לעשות זאת היא באמצעות הדגשת צבע.
הדגש כפילויות באמצעות צבעים להסרה קלה
כשמדובר בזיהוי שגיאות בגיליונות האלקטרוניים שלך, שימוש בהדגשות כדי להדגיש כל מידע שגוי הוא עוד דרך טובה ללכת.
- פתח את קובץ Google Sheets שלך ובחר את העמודה או העמודות שברצונך למיין.
- בשורת התפריטים בחלק העליון, בחרפוּרמָט.
- בתפריט הנפתח, בחר עיצוב מותנה.
- בחר את הטווח הרצוי מהתפריט החדש שיופיע.
- תַחַת כללי עיצוב, שנה את הקטע הנפתח שכותרתו עיצוב תאים אם... ל נוסחה מותאמת אישית היא.
- הדבק את הנוסחה הבאה בתיבה הממוקמת מתחת ל- נוסחה מותאמת אישית היא אוֹפְּצִיָה:
=countif(A:A,A1)>1.
- תחת סגנון עיצוב סעיף, בחר את סמל צבע מילוי כדי להדגיש את התוכן שלך עם רקע תא צהוב (או כל צבע שתבחר).
- לחץ על בוצע כדי לשמור שינויים.
הגיליון האלקטרוני שלך ידגיש כעת את התאים הכפולים שלך בצבע שבחרת, ותוכל לסרוק את הבחירה עבור כל כפילויות.
הערה: עדיף להדגיש את התאים של העמודה החל בשורה 1 במקום לבחור תאים באמצע. הנוסחה לא אוהבת להשתמש בשורה 2 בתור העמודה הראשונה. הוא פספס כמה כפילויות בשדה שנבחר (A2:B9). לאחר שנוספה שורה 1 (A1:B9), היא מצאה את כל הכפילויות. ראה את שתי התמונות למטה.
תמונה מס' 1: מציגה כפילויות שהוחמצו בעת בחירת תאים בשורה 2 כתאים הראשונים (A2 ו-B2):
תמונה מס' 2: מציגה את כל הכפילויות תוך בחירת תאים בשורה 1 בתור התאים הראשונים (A1 ו-B1):
ודא שכל כפילויות קיימות נכונות, מכיוון שחלק מהעותקים אינם עותקים כלל. הם יכולים להיות אותו מספר עבור שני חשבונות שונים, משתמשים, עובדים או כל דבר אחר. לאחר שתאשר את תאי העתקה שאינך צריך, מחק אותם. לבסוף, אתה יכול לסגור את תפריט העיצוב ולשחזר את הצבע הסטנדרטי לתאים שלך.
העתק תאים ייחודיים ב-Google Sheets להסרה קלה של כפילויות
אם אתה מעדיף למיין את הנתונים הגולמיים שלך באופן אוטומטי, עדיף להעתיק את כל התאים הייחודיים במקום לשכפל. התהליך הזה מספק מיון וסינון מהירים יותר. אם אתה בטוח שהמידע שלך נכון ומעדיף להסיר את הכפילויות במקום זאת, נסה את השיטה שלהלן.
- פתח את מסמך Sheets שברצונך למיין והדגש את העמודה שברצונך לערוך. תהליך זה יתעד את טווח העמודות עבור השלב הבא.
- לאחר הדגשת עמודה, לחץ על עמודה ריקה במקום שבו תרצה שהערכים הייחודיים יופיעו. הדבק את הנוסחה הבאה בתיבת קלט הנוסחה בראש המסמך:
=UNIQUE()
- הקלד את קואורדינטות התא של העמודה המקורית בתוך הסוגריים, כגון: (
A3:A9).
- מכה להיכנס כדי להעביר את הנתונים החדשים שלך לעמודה שציינת קודם לכן.
לאחר השלמת פעולה זו, תוכל לבדוק ערכים באופן ידני או לייבא את הנתונים שלך לגיליון האלקטרוני שלך.
השתמש בתוסף של צד שלישי כדי למצוא ולהסיר כפילויות ב-Sheets
ישנם פלאגינים מקוונים לשימוש עם Google Sheets. תמצאו את התוספות ב-Google Workspace Marketplace, כולל כלים להסרת ערכים כפולים באופן אוטומטי.
הסר כפילויות מאת Ablebits
כלי מתאים המכונה Remove Duplicates by Ablebits מאפשר לך למצוא במהירות כפילויות לאורך גיליון שלם של מידע או על ידי חיפוש של עד שתי עמודות בו-זמנית.
אתה יכול להעביר, למחוק ולהדגיש תוצאות. הכלי כולל שתי הגדרות אשף: מצא ומחק כפילויות ומציאת תאים או תכונות ייחודיות בתוך המסמך שלך. שתי אפשרויות אלו מקלות על מעקב אחר המידע תוך כדי תנועה.
בסך הכל, שימוש בכלי אשף כדי למצוא את המידע שלך עשוי להיות שווה את זה בטווח הארוך. הצהרה זו מיועדת בעיקר למשתמשים שמחפשים ללא הרף כפילויות בגיליונות האלקטרוניים שלהם ומעדיפים לבזבז את זמנם במשהו אחר.
השתמש בטבלת ציר כדי למצוא שורות כפולות ב-Sheets
טבלת ציר היא כלי נוח להסתכלות מקרוב יותר על נתונים. טבלת ציר אינו מוחק אוטומטית תאים או שורות כפולות; הוא מספק פירוט של עמודות עם כפילויות, כך שתוכל להסתכל באופן ידני על הנתונים שלך ותראה מה, אם בכלל, אתה צריך להסיר.
יצירת טבלת ציר היא קצת יותר מעורבת מהשיטות האחרות המוצגות במאמר זה. עליך להוסיף טבלת ציר עבור כל עמודה כדי להבטיח שהתוצאות אחידות ומזהות במדויק כפילויות.
הערה: אם אין לך שמות עמודות בגיליון האלקטרוני שלך, טבלאות ציר לא יפעלו בצורה מדויקת כדי למצוא כפילויות. נסה להוסיף שורה חדשה באופן זמני, ולאחר מכן תן שם לעמודות באמצעות אותה שורה חדשה.
להלן השלבים לשימוש בטבלת ציר כדי לזהות תאים או שורות כפולות.
- בחר את כל נתוני הטבלה ולאחר מכן עבור אל נתונים > טבלת ציר.
- התאם את טווח התאים במידת הצורך, ולאחר מכן לחץ לִיצוֹר.
- בחר לְהוֹסִיף ליד שורות. שלב זה יבחר את העמודה למציאת כפילויות. כן, קראתם נכון. בחר את העמודה הרצויה מהתפריט הנפתח. אם תאבד את עורך טבלת הציר, לחץ על תא מאוכלס כדי להחזיר אותו.
- כעת, בחר לְהוֹסִיף ליד ערכים ובחר באותה עמודה כמו לעיל, אך הגדר אותה לסיכום לפי לספור אוֹ COUNTA. זה כבר אמור להיות ברירת המחדל.
- טבלת הצירים החדשה תזהה כפילויות, כפי שמוצג להלן.
- אם אתה רוצה להציג עמודה אחרת, תוכל לחזור על השלבים שלמעלה (כדי לשמר את התוצאות הקודמות שלך) או לפתוח מחדש את עורך טבלת הציר ולאחר מכן לשנות את הטבלה הקיימת.
- טבלת הצירים תשתנה כדי להציג את ההתאמות החדשות.
כפי שהוזכר קודם לכן, שיטת טבלת הציר מעורבת קצת יותר. ובכל זאת, זה נותן לך דוח ספציפי על מיקומי הערכים הכפולים שלך, שיכול להיות שימושי מאוד לניתוח נתונים. למידע נוסף על שימוש בטבלאות ציר, עיין במדריך TechJunkie בנושא יצירה, עריכה ורענון של טבלאות ציר ב-Google Sheets.
בסך הכל, תא כפול ב-Google Sheets יכול לגרום לבעיות בנתונים שלך אם אתה לא זהיר, במיוחד כאשר אתה מנסה למיין מידע פיננסי לגיליון אלקטרוני שימושי.
הסיבות השכיחות ביותר לכפילויות הן:
- מספר אנשים הוסיפו את אותו לקוח, חשבונית, קטגוריה, פריט וכו'.
- ייבוא נתונים מתווספים לנתונים שכבר קיימים בפעם השנייה.
- פעולות העתקה/הדבקות הוסיפו ערכים כפולים.
למרבה המזל, זיהוי, הסרה ומחיקה של תאי נתונים זהים הם קלים באופן מפתיע ב-Google Sheets, דבר שהוא חיובי אם אתה מתמודד ללא הרף עם גיליונות אלקטרוניים בתהליך העבודה היומיומי שלך. אם אתה מחפש משהו למיין את התוכן שלך טוב יותר, אתה תמיד יכול להשתמש בתוסף כמו Remove Duplicates by Ablebits כדי להבטיח שהמידע שלך ממוין היטב ומאורגן היטב.
מסיימים
האם יש לך ניסיון, טיפים או שאלות לגבי שימוש באחת מהשיטות המוזכרות במאמר זה? ספר לנו בקטע התגובות למטה.
