נטילת נוכחות בזום חשובה מאוד, במיוחד אם אתה מורה בבית ספר או מארגן סמינר שבו המשתתפים מקבלים תעודות בסיום. אתה לא יכול לתת תעודה לכולם, כולל אנשים שנרשמו לאירוע אך מעולם לא השתתפו בו. או אנשים שבאים ואז עוזבים אחרי 15 דקות, מתוך מחשבה שאף אחד לא ישים לב.
הדוחות של זום מאפשרים לך לראות את השעה המדויקת שמישהו הצטרף לפגישה, כמו גם את השעה המדויקת שהוא עזב. במאמר זה, נראה לך כיצד לקחת נוכחות בזום תוך דקות ספורות, לא משנה כמה אנשים השתתפו.
איך לקחת נוכחות בזום
הדרך המהירה והמדויקת ביותר לקחת נוכחות היא להשתמש בדוחות זום. זכור שהם נוצרים כ-30 דקות לאחר סיום הפגישה. בהתאם למספר המשתתפים, זה יכול לקחת אפילו יותר זמן, עד שעה אחת. עם זאת, כדאי לחכות כי לאחר הפקת הדוח, כל מה שאתה צריך לעשות הוא לייצא את הנתונים, וסיימת.
הנה מה שעליך לעשות:
- היכנס לחשבון הזום שלך.
- בחר "דוחות" ולאחר מכן לחץ על "שימוש".
- אם הפגישה נערכה לאחרונה, תראה את הדוח מיד - תוכל לזהות אותו לפי נושא, מזהה פגישה או שעת התחלה. אם אתה רוצה לקחת נוכחות בפגישה קודמת, ייתכן שיהיה עליך להתאים את טווח התאריכים כדי להציג פגישות מהתקופה שברצונך לחפש.
- לאחר שמצאת את הפגישה, לחץ על הקטע "משתתפים". כעת תראה את דוח הפגישה ותבדוק את הדוח. לחץ על "ייצא עם נתוני פגישות".
- לחץ על "ייצוא כאקסל" כדי לאשר. הנתונים ייוצאו בצורה של קובץ אקסל.
- הורד ושמור את הקובץ במחשב שלך.
הנה לך. כשתפתחו את הקובץ, תוכלו לראות את שמות המשתמשים, ולידם יופיעו השעה בה הם נכנסו לפגישה והשעה בה עזבו. אתה יכול גם לראות כמה זמן כל אחד מהם היה מקוון בפגישה בקטע "משך". למרבה המזל, אין צורך לחשב זאת באופן ידני עבור כל משתמש, מכיוון שזום עושה זאת עבורנו.
לבסוף, אתה יכול גם לראות את האימייל של כל משתתף, ואם יש לך תוכנית לאוטומציה של דוא"ל, אתה יכול לשלוח לו אישורים או מכתבי תודה באופן אוטומטי.
כיצד לקחת נוכחות בגרסה החינמית של זום
אם אתה משתמש בגרסה חינמית של זום, ייתכן שדוחות נוכחות לא יהיו זמינים עבורך. למרות שהם הדרך הנוחה ביותר לקחת נוכחות, זה לא אומר שאתה לא יכול לקבל תיעוד של מי הצטרף. מורים יצירתיים מצאו שיטה פשוטה ומהירה לקחת נוכחות גם אם יש לך בחינם גרסת זום.
הנה מה שעליך לעשות:
- כאשר הפגישה מתחילה, בטל את השתקת המשתתפים.
- בקשו מהמשתתפים לכתוב "הווה" בתיבת הצ'אט.
- כאשר הם עושים זאת, פתח את הצ'אט ולחץ על סימן שלוש הנקודות.
- לחץ על "שמור צ'אט".
- עבור אל המסמכים שלך ומצא את הקובץ הזה.
- פתח את הקובץ.
- העתק את הנתונים.
- הדבק אותו ב-Excel או ב-Google Sheets.
הנה לך. עם זאת, יש בעיה אחת. מכיוון שחלק מהמשתתפים עשויים להקליד בו-זמנית, השמות שלהם יהיו בסדר אקראי, על סמך מי ששלח הודעה ראשון. אל תדאג, כי יש דרך קלה למיין את שמותיהם בסדר אלפביתי. הנה איך לעשות את זה:
- בחר את העמודה המכילה שמות.
- לחץ על "נתונים".
- בחר באפשרות "מיין מא' עד ת'".
זהו זה. זה אולי נראה כמו הרבה עבודה, אבל בסופו של דבר, תהיה לך רשימה יפה ומאורגנת של כל המשתתפים. הדבר החשוב ביותר הוא לזכור לבקש מאנשים להגיב בצ'אט, מכיוון שזו הדרך היחידה לקבל את הנתונים שלהם. יש מורים שעושים זאת ברגע שהם מתחילים את השיעור, אך אחרים עושים זאת באופן אקראי במהלך השיעור כדי לבדוק מי בעצם מקשיב ושם לב.
כיצד לקחת נוכחות בזום ללא דוחות
אם הפגישה שלך לא דרשה הרשמה, ייתכן שלא תוכל לקבל את הדוח לאחר מכן, גם אם יש לך חשבון פרימיום זום. אל תדאג, כי יש דרך קלה לקחת נוכחות גם כשאין לך דוח.
אתה יכול להפעיל את הסקר במהלך הפגישה ולבקש מכל המשתתפים להגיב. לאחר הפגישה, כל שעליכם לעשות הוא לייצא את הסקר ולראות מי נכח. כעת נסביר כיצד ליצור סקר ולהשתמש בו כדי לאסוף נתונים. אנו מציעים לך ליצור סקר לפני תחילת הפגישה כדי שתוכל לעשות זאת ללא לחץ. רק תוודא שהפגישה כבר נקבעה.
- היכנס לחשבון הזום שלך.
- בחר את הפגישה המתוכננת ובחר "סקר".
- בחר "הוסף".
- צור סקר חדש על ידי הוספת הכותרת, השאלות והתשובות האפשריות.
- לחץ על "שמור".
כעת אתה מוכן להתחיל את הפגישה. הנה איך להפעיל את הסקר שלך במהלך הפגישה:
- בחר "סקרים".
- לחץ על "הפעל סקר".
ניתן להשאיר את הסקר פתוח במהלך הפגישה או לסגור אותו בשלב מסוים. כל שעליכם לעשות הוא ללחוץ על "סיום סקר". תוכל לראות את תוצאות הסקר בזמן אמת, כך שתוכל לעקוב אחר מי נמצא שם ומי לא. כמובן, ניתן גם להוריד את הסקר לאחר סיום הפגישה ולייצא את הנתונים לאקסל.
הערה: אם יצרת סקרים אנונימיים בעבר, ייתכן שזו אפשרות ברירת המחדל שלך בזום. הקפד לכבות את זה כי אם הסקר הוא אנונימי, לא תוכל לקבל את שמות המשתמשים והאימיילים לאחר מכן.
שאלות נפוצות נוספות
האם סגל יכול לקחת נוכחות בפגישת זום?
כן, הם יכולים, ויש הרבה דרכים לעשות את זה. רוב הפקולטות מבקשות מהמשתתפים להירשם לפגישה לפני שהם מגיעים. שלב זה חיוני מכיוון ששמות המשתתפים לא יופיעו בדוח אם הם לא ירשמו. אבל גם אם אין הרשמה מראש, אתה לא צריך לדאוג יותר מדי. אתה תמיד יכול להפעיל סקר במהלך ההרצאה כדי לבדוק מי שם.
אתה צריך לדעת שאם אתה משתמש בסקרים, אתה לא יכול פשוט לפתוח את הפגישה ואז לעשות עבודה אחרת במחשב שלך. אתה יכול לפספס את הסקר מכיוון שהם בדרך כלל נמשכים רק כמה דקות. אם הנוכחות חובה, ייתכן שתצטרכו לשים לב במהלך כל השיעור, כדי לא לפספס דבר חשוב כזה.
כיצד אוכל להריץ דוח נוכחות בזום?
חיוני ליצור טופס הרשמה למשתתפים ולעשות זאת לפני תחילת הפגישה. אם תעשה זאת, לא תצטרך לעשות דבר במהלך הפגישה. זום יאסוף וימיין את הנתונים עבורך באופן אוטומטי. בסיום הפגישה, עבור לפרופיל הזום שלך ולחץ על "דוחות". בחר "דוחות שימוש" ולאחר מכן בחר "דוח רישום".
אתה יכול להציג את הנתונים שם, או שאתה יכול לייצא את הקובץ כולו ולשמור אותו כקובץ אקסל. זכור כי ייתכן שדוח הנוכחות לא יהיה זמין באופן מיידי, וייתכן שתצטרך להמתין 30 דקות לאחר סיום הפגישה כדי לאסוף את הנתונים.
האם זום עוקב אחר נוכחות?
גרסה חינמית של זום לא יכולה לעקוב אחר הנוכחות, אבל גרסת הפרימיום יכולה לעשות זאת. עם זאת, זום לא יעקוב אחר נוכחות באופן אוטומטי אלא אם המארח יאפשר אפשרות זו לפני תחילת הפגישה.
למעשה, עליך ליצור פגישה הדורשת הרשמה לפני תחילת הפגישה. זו הדרך היחידה של זום לעקוב אחר האם מישהו השתתף או לא. יתרה מכך, זה יכול לתעד את הזמן שבו משתתף נכנס לפגישה, ומתי הוא עזב, כמו גם את הזמן הכולל שהם בילה בפגישה.
עקוב אחר נוכחות בקליק
אחד הדברים הטובים ביותר בהרצאות מקוונות ובאירועים מקוונים הוא שאתה לא צריך לעקוב אחר נוכחות באופן ידני. בעבר, המורים היו צריכים לבזבז זמן רב במהלך ההרצאה כדי לבדוק מי נוכח ומי לא. זום מקל על התהליך הזה, ואתה יכול לעשות אותו תוך שניות, גם אם אין לך את גרסת הפרימיום.
האם ניסית את אחת מהשיטות שתיארנו למעלה? איזה מהם עובד הכי טוב בשבילך? ספר לנו בקטע ההערות למטה.
