רוב העסקים המודרניים מסתמכים על מיילים לתקשורת. איבוד גישה לאימיילים, או גרוע מזה חשבונות דוא"ל שלמים, עלול להיות הרסני. גיבוי הודעות הדוא"ל שלך ב-Outlook היא אחת הדרכים הטובות ביותר לקבל קצת שקט נפשי בידיעה שהמיילים מאוחסנים במספר מיקומים במכשיר שלך ואינם יכולים ללכת לאיבוד בקלות.
במאמר זה, נסביר כיצד לגבות הודעות דוא"ל של Outlook בכמה דרכים שונות.
כיצד לגבות ולייצא את כל הודעות הדוא"ל של Outlook
אחת הדרכים המהירות ביותר לגבות את כל הודעות הדוא"ל שלך ב-Outlook היא להשתמש בפורמט הקובץ .pst המשולב שלו. Microsoft Outlook ו-Microsoft Exchange משתמשים אך ורק בקובצי PST לאחסון הודעות דוא"ל, פרטי קשר וכתובות ואירועי לוח שנה. ניתן להשתמש בקובץ PST סטטי כגיבוי לאימיילים ופרטי הקשר הנוכחיים שלך ב-Outlook, ו-Outlook יוכל לגשת אליו גם במצב לא מקוון.
הנה איך לגבות את הודעות האימייל שלך לקובץ .pst:
- פתח את האאוטלוק שלך ולאחר מכן לחץ על "קובץ".
- בתפריט, בחר "פתח וייצוא".
- לחץ על כפתור "ייבוא/ייצוא".
- המערכת תחזור למסך האאוטלוק הראשי שלך ותקפיץ את אשף הייבוא/ייצוא כדי להדריך אותך בתהליך הייצוא.
- באשף, בחר באפשרות "ייצוא לקובץ" מהרשימה ולאחר מכן לחץ על "הבא".
- בחר "קובץ נתונים של Outlook (.pst)" כאשר תתבקש לבחור סוג קובץ, ולאחר מכן לחץ על "הבא".
- לאחר מכן תתבקש לבחור את התיקיות לייצוא. אתה יכול לבחור את חשבון הדוא"ל שלך כדי לייצא את כל התיקיות המשויכות אליו, כולל אנשי קשר ונתוני לוח שנה. לחץ על "הבא" כאשר אתה מרוצה מהבחירה שלך.
- בחר את נתיב הכתובת שבו קובץ הגיבוי נשמר. זכור את הנתיב כדי שתוכל לגשת אליו מאוחר יותר.
- מומלץ לשנות את שם הקובץ (החלק האחרון של הנתיב). כברירת מחדל, זה "backup.pst."
- אם אתה שומר את קובץ הגיבוי בנתיב ברירת המחדל, בחר אם אתה רוצה פריטים כפולים.
- (אופציונלי) אתה יכול לחזור לכל אחד מהדיאלוגים הקודמים, אולי כדי לשנות את בחירת התיקיה, על ידי שימוש בלחצן "הקודם".
- לחץ על "סיום" כדי להתחיל בתהליך הייצוא.
- Outlook יבקש ממך ליצור סיסמה. זה יכול להיות חשוב מסיבות אבטחה, אך אינך חייב להזין סיסמה.
- אתה יכול למצוא את הקובץ שחולץ במיקום שציינת עבור נתיב הקובץ. כעת תוכל להעביר או להעתיק את הקובץ למקום אחר.
כיצד לגשת לאימיילים מיוצאים של Outlook
לאחר שייצאת את הקבצים, אולי אתה תוהה כיצד לגשת אליהם מאוחר יותר. Outlook מקל על פתיחת גיבויים ושחזור הודעות הדוא"ל שלך לנקודת הזמן השמורה. הנה מה שאתה צריך לעשות:
- מצא את קובץ הגיבוי. שימו לב למיקומו ולנתיב הקובץ שלו.
- פתח את Outlook.
- לחץ על "קובץ" ולאחר מכן לחץ על "פתח וייצוא".
- בתפריט בצד ימין, בחר "פתח קובץ נתונים של Outlook."
- זה פותח את סייר הקבצים. עבור לקובץ הגיבוי. לחץ עליו ואז בחר "פתח".
- המערכת תחזיר אותך למסך הראשי של Outlook.
- בתפריט הניווט בצד שמאל, גלול מטה עד שתראה "נתוני Outlook". קטגוריה זו מכילה את הפריטים שאוחזרו מקובץ הגיבוי.
- הקטגוריה שומרת על מערכות העיצוב והתיקיות המקוריות.
- אתה יכול לגרור ולשחרר מיילים כדי להעביר אותם לקבצים אחרים.
כעת יש לך גישה לאימיילים המגובים שלך.
כיצד לשמור במהירות דואר אלקטרוני בודד של Outlook
לפעמים, אתה לא רוצה את הטרחה של שמירת כל האימיילים ופתיחת Outlook מחדש כאשר אתה צריך רק מייל אחד או כמה ספציפיים. למרבה המזל, ישנם כמה פתרונות מהירים לשמירת דוא"ל בודד מ- Outlook.
שיטה 1 - שמור ישירות בתיקייה
- פתח את Outlook.
- פתח את סייר הקבצים ונווט למקום שבו ברצונך לשמור את האימייל. ייתכן שיהיה עליך לשים גם את Outlook וגם את סייר הקבצים במצב חלונות ולהזיז אותם לגישה קלה יותר.
- גרור את האימייל שברצונך לשמור מ-Outlook לתיקיה.
- Outlook יאחסן את האימייל באופן אוטומטי בפורמט "Outlook Item".
- לחץ פעמיים על האימייל השמור כדי לפתוח אותו ב-Outlook.
שיטה 2 - שמור כ-TXT או HTML
- פתח את האימייל שברצונך לשמור ב-Outlook.
- בחר "קובץ" ולאחר מכן בחר "שמור בשם".
- סייר הקבצים יופיע. בחר את הנתיב שבו ברצונך לאחסן את האימייל. בתחתית סייר הקבצים, לחץ על החץ ליד "שמור כסוג." בחר "טקסט בלבד" לשמירה בפורמט .txt או "HTML" כדי לשמור את האימייל כקובץ .html.
- לאחר השמירה, ניתן לגשת לאימייל באמצעות עורך הטקסט שלך (כגון פנקס רשימות) אם הוא נמצא ב-.txt, או הדפדפן שלך אם הוא שמור כ-html.
שמירת האימייל בדרך זו אינה שומרת קבצים מצורפים כלשהם, לכן הקפידו להוריד אותם, לשנות את שמם לפי הצורך ולשמור אותם לצד המייל לגישה מאוחרת יותר.
שיטה 3 - השתמש בצילום מסך כדי לשמור תמונה
ניתן גם להשתמש בתוכנת לכידת מסך כדי לשמור את תוכן המייל כתמונה. שיטה זו יכולה להיות שימושית כדי להתייחס לתוכן האימייל בצורות תקשורת אחרות, שכן תמונות מוצמדות בקלות למיילים ולהודעות אחרות.
אם אתה משתמש ב-Windows, גרסאות חדשות יותר מגיעות עם תוכנת לכידת מסך מותקנת מראש, בשם Snipping Tool (במכשירים ישנים יותר) ו-Snip & Sketch. לחלופין, תוכל להשתמש בלחצן Print Screen במקלדת שלך, ולאחר מכן להדביק את התמונה ב-Paint.
עבור מכשירי Mac, התהליך דומה. השתמש בקיצורי הדרך Ctrl + Command + 4 כדי לפתוח את תכונת לכידת המסך המשולבת, ולאחר מכן גרור את כוונת הבחירה כדי לכסות אזור מעל הודעת הדוא"ל כדי לשמור אותו.
עבור לינוקס, אתה יכול למצוא מבחר של תוכנות לכידת מסך הזמינות להורדה, שבהן ניתן להשתמש כדי לשמור את האימייל כתמונה. לחלופין, לדגמים מבוססי GNOME יש כלי עזר משולבים לצילום מסך בתפריט יישומים > עזרים. חלק מגרסאות מערכת ההפעלה Linux יגיבו ללחצן Print Screen במקלדת שלך, בדומה למערכות Windows.
כיצד אוכל לייצא את כל כתובות האימייל ב-Outlook?
אם ברצונך לייצא את רשימת אנשי הקשר שלך (המכילה את כתובות האימייל של אנשי הקשר שלך וכן מידע אחר), תוכל להשתמש בצעדים דומים לאופן שבו היית מייצא את הודעות הדוא"ל. עם זאת, ניתן לאחסן מידע ליצירת קשר בפורמט קובץ אחר שהוא ידידותי יותר למשתמש וניתן לפתוח אותו באקסל לצורך מניפולציה ועריכה מהירה. הנה מה שאתה צריך לעשות:
- פתח את Outlook.
- בחר קובץ > פתח וייצוא > ייבוא/ייצוא.
- באשף הייבוא/ייצוא, בחר "שמור כקובץ".
- בחר "ערכים מופרדים בפסיקים (.csv)" כאשר תתבקש לבחור סוג קובץ.
- בתפריט בחירת התיקיות, בחר בתיקייה "אנשי קשר" מתחת לחשבונך.
- אשר את נתיב הקובץ, או שנה אותו לפי הצורך. תן שם לקובץ כרצונך.
- לחץ על "סיום" כדי להתחיל בתהליך הייצוא.
- דיאלוג ייבוא/ייצוא ייסגר כשהתהליך יסתיים.
ניתן לפתוח את קובץ ה-csv המיוצא ב-Excel. זה יציג טבלה גדולה עם מידע ליצירת קשר. סביר להניח שיהיו לך הרבה תאים ריקים, וזה נורמלי לחלוטין. אתה יכול להשתמש ב-Excel כדי לערוך את הנתונים, אם כי הכנסת תוכן נוסף עלולה להפוך אותו לבלתי קריא עבור Outlook אם תצטרך לייבא את הקובץ מאוחר יותר.
אתה יכול להשתמש בקובץ זה במכשיר אחר או בשירות דוא"ל אחר כדי לייבא מידע ליצירת קשר.
כיצד אוכל לשמור הודעות דוא"ל מרובות של Outlook במחשב שלי?
אם אתה רוצה לשמור יותר ממייל אחד בכל פעם, אבל לא צריך את כל ספריית הדוא"ל שלך, יש דרך לבחור כמה הודעות דוא"ל לשמירה בבת אחת. הנה מה שאתה צריך לעשות:
- פתח את Outlook.
- בחר את הודעות האימייל שברצונך לשמור. החזק את Ctrl ולחץ על מיילים כדי לבחור אותם אחד בכל פעם, או החזק את Shift כדי לבחור קבוצת מיילים בין הקליק הראשון והשני.
- עבור אל קובץ > שמור בשם.
- בתיבת הדו-שיח, עבור אל התיקיה שבה ברצונך לשמור את המיילים, תן שם לקובץ כפי שאתה רוצה, ובחר "טקסט בלבד" כפורמט לשמירה.
- Outlook ישמור את כל הודעות הדוא"ל שנבחרו בקובץ txt יחיד. אתה יכול להשתמש בעורך הטקסט שלך כדי לגשת אליהם.
אם ברצונך לשמור אותם בקובצי txt נפרדים, תצטרך לשמור כל אימייל בנפרד. תוספים נוספים של Outlook הזמינים באופן מקוון יכולים להרחיב תכונה זו כדי לשמור הודעות דוא"ל בפורמט קובץ .txt נפרד או בפורמטים חלופיים.
מראה חדש באאוטלוק
עם תכונת הייצוא המשולבת של Outlook, אתה יכול לגבות ולשחזר הודעות דוא"ל למקרה שתאבד את הגישה לחשבון הדואר האלקטרוני שלך, בין אם בגלל סיסמה שאבדה או שנפרצה. מכיוון שתקשורת מקוונת נפוצה כל כך, הוצאת כמה דקות מזמנך לגיבוי הודעות דוא"ל באופן קבוע יכולה לחסוך ממך את כאב הראש של טשטוש על קבצים שאבדו.
באיזו תדירות אתה מייצא מיילים של Outlook? ספר לנו בקטע ההערות למטה.
