כאשר עובדים על Google Sheet עם שותפי עריכה שונים, חשוב לעקוב אחר כל השינויים. כך, כל אחד יכול להתייחס למידע חדש ולהישאר מעודכן.
מעקב וניהול שינויים ב-Google Sheets הוא די פשוט. ישנן דרכים שונות לעשות זאת על ידי הפעלת פונקציות שונות או על ידי שימוש בתוסף. בואו נחקור אותם.
עקוב אחר שינויים על ידי הפעלת כללי הודעות
התכונה המסודרת הקיימת ב-Google Sheets "כללי הודעות" מאפשרת לך תמיד לקבל מידע על השינויים שבוצעו במסמך. לאחר שתפעיל את זה, תקבל אימיילים בכל פעם שיש שינוי בגיליון. אתה יכול להחליט אם אתה רוצה לקבל התראות בכל פעם שמישהו מבצע שינוי, או לקבל סיכום של כל העריכות.
בוא נראה איך עושים את זה:
- פתח את הגיליון שאתה צריך וחפש "כלים".
- גלול מטה ולחץ על "כללי הודעות".
- בחר "כל השינויים מבוצעים".
- לאחר מכן, תחת "הודע לי עם..." בחר בין קבלת הודעות דוא"ל מיד או קבלת תקציר יומי.
- לחץ על "שמור".
עקוב אחר שינויים על ידי הפעלת היסטוריית גרסאות
שיטה שימושית נוספת לעקוב אחר שינויים ב-Google Sheets היא על ידי הפעלת "היסטוריית גרסאות". פונקציה זו נותנת סקירה כללית של כל העריכות, יחד עם פרטים כמו מי ביצע את העריכות ומתי. הנה איך לעשות את זה:
- פתח את הגיליון שאתה צריך ונווט אל "קובץ".
- מהתפריט הנפתח, בחר "היסטוריית גרסאות" ולחץ על "ראה היסטוריית גרסאות".
בצד ימין של הגיליון יהיה פס המציג את שמות העורכים בצבעים שונים. כעת, כל השינויים החדשים יודגשו בצבע המייצג את האדם שביצע את השינויים.
עקוב אחר שינויים עם Sheetgo
יש תוסף בשם Sheetgo שמאפשר לך לעקוב בקלות אחר שינויים ב-Google Sheets שלך ולייבא נתונים אוטומטית מדי יום. ראשית, תצטרך להתקין את התוסף. לאחר מכן עליך לפתוח את הגיליון שבו ברצונך לעקוב אחר שינויים יומיים ואת זה עם הנתונים הדרושים. כך מתחילים להשתמש בתוסף:
- נווט אל "תוספות".
- מהתפריט הנפתח בחר "Sheetgo" ולאחר מכן "התחל".
- סרגל ייפתח אוטומטית בצד ימין של הגיליון.
כעת, לאחר שעשית זאת, בוא נראה כיצד לייבא נתונים מהגיליון הנוכחי לזה שבו ברצונך לעקוב אחר שינויים.
- נווט אל הגיליון שבו ברצונך לייבא נתונים.
- לחץ על כפתור "התחל להתחבר" ולאחר מכן "יבא נתונים".
- תוכל לראות גיליונות שונים, אז בחר את זה שאתה צריך.
- לאחר שתלחץ עליו, תראה את האפשרות "הגדרות".
- הרחב את הכרטיסייה "הגדרות" ותראה אפשרויות שונות.
לאחר שתבצע את השלבים הללו, תצטרך גם להפעיל "הוסף נתונים" כדי לסיים את התהליך. על ידי כך, התוסף מוסיף אוטומטית את הנתונים מתחת לנתונים שיובאו קודם לכן. עליך גם לסמן את "הפעל עיצוב העברה" כך ששני הגיליונות שלך ייראו זהים.
אתה יכול לבחור לתת שם לחיבור עבור הפניות עתידיות. בקטע "עדכון אוטומטי", אתה יכול להחליט באיזו תדירות ובאיזו שעה אתה רוצה שייבוא הנתונים יתרחש. הפעלת אפשרות זו ובחירת תדירות יבוא הנתונים מאפשרת לקבל עדכונים יומיים על השינויים.
לבסוף, לחץ על "סיום" כדי לסיים את התהליך. הנתונים החדשים יצורפו כעת מתחת לקיים על בסיס יומי. בכל יום שתפתחו את הגיליון, תקבלו מידע חדש, המאפשר לכם לעקוב אחר השינויים.
תוסף זה שימושי מכיוון שהוא דורש חיבור חד פעמי בלבד. לאחר שתעשה זאת, תוכל להתעדכן בשינויים ב-Google Sheets שלך באופן אוטומטי ויומיומי.
הערה: ייתכן שתחליט לכבות את "עדכון אוטומטי" או לשנות את התדירות שבה אתה רוצה לייבא נתונים. עיין בסעיף למעלה אם אתה רוצה לעשות זאת.
עקוב אחר שינויים על ידי הפעלת "עיצוב מותנה"
ייצוג חזותי של שינויים יכול להיות דרך פשוטה מאוד לעקוב אחר כל העריכות. יש אפשרות ב-Google Sheets לעשות זאת - אתה רק צריך להפעיל אותה. כך תוכל לעשות זאת:
- בחר את כל הנתונים (התאים) שבהם תרצה להשתמש בעיצוב מותנה.
- נווט אל "פורמט" ומצא את "עיצוב מותנה".
- בתפריט הנפתח, תחת "כללי עיצוב", תראה "עיצוב כללים אם...".
- כאן תצטרך לבחור "אינו ריק".
- לאחר מכן, תחת "סגנון עיצוב" תוכלו לבחור את צבע הרקע או הגופן של האותיות.
- לחץ על "בוצע".
נניח שאתה בוחר כחול כצבע רקע. אם אדם מזין נתונים או מבצע שינויים בתאים המעוצבים, התא שבו הוא עושה זאת הופך לכחול. פשוט כמו זה!
עקוב אחר שינויים על ידי הפעלת "היסטוריית תאים"
אם ברצונך לעקוב אחר השינויים שנעשו בתא אחד בלבד, תוכל לעשות זאת על ידי הפעלת האפשרות החדשה "היסטוריית תאים". זה מאפשר לך לראות את שמו של משתף הפעולה שביצע את השינוי ואת חותמת הזמן של השינוי. הנה איך לעשות את זה:
- לחץ לחיצה ימנית על התא ולחץ על "הצג היסטוריית עריכה".
- תראה את החצים שתוכל להזיז משמאל לימין כדי לראות את העריכות.
מזל טוב!
עכשיו לא תהיה לך בעיה להפעיל מסלול שינויים ב-Google Sheets. ישנן שיטות שונות לעשות זאת. אתה יכול להפעיל "כללי הודעות", "היסטוריית גרסאות", "עיצוב מותנה", "היסטוריית תאים", או לקבל תוסף כגון Sheetgo.
האם ניסית את אחת מהשיטות בעבר? איזה מהם עובד הכי טוב בשבילך? ספר לנו בתגובות למטה.
