כיצד להגדיר הודעת הרחק בסקייפ

הסטטוסים הצבעוניים השונים ב-Skype for Business מאפשרים לאנשי הקשר שלך לדעת מתי אתה רחוק מהמשרד, ואת רמת הזמינות שלך. אם אתה צריך לדעת איך לעשות זאת, נראה לך במאמר זה.

ראשית, ניקח אותך דרך הגדרת מחוץ למשרד עם תשובות אוטומטיות ב-Windows 10; לאחר מכן כיצד לכלול מידע נוסף על ידי הגדרת הזמינות שלך בסקייפ. בנוסף, מכיוון שגרסת ה-Mac של Skype for Business אינה מקבלת כרגע מידע על לוח השנה של Outlook, אנו נראה לך את השלבים לפתרון.

אפשרות 1: סנכרון MS Outlook עם Skype for Business (נקודה סגולה עם תשובות אוטומטיות)

הגדר מחוץ למשרד עם מענה אוטומטי ב-Windows

לפני שתגדיר את מחוץ למשרד שלך עם תשובות אוטומטיות אתה צריך לבדוק איזה סוג של חשבון Outlook יש לך, שכן זה יהיה תלוי בצעדים שאתה צריך לבצע:

ב-Outlook לחץ על "קובץ"> "הגדרות חשבון."
בחר "הגדרות חשבון" ואז סמן את העמודה "סוג":
- אם אתה משתמש באימייל לעבודה, החשבון שלך יהיה Microsoft Exchange.
- אם מדובר באימייל אישי כמו Gmail, החשבון שלך יהיה IMAP או POP3.

כדי להגדיר תשובה אוטומטית מחוץ למשרד עבור חשבון Microsoft Exchange:

הפעל את Outlook ולאחר מכן בחר "קובץ"> "תשובות אוטומטיות."
בתיבת "תשובות אוטומטיות" לחץ על "שלח תשובות אוטומטיות".
- אתה יכול להגדיר טווח תאריכים עבור התשובות האוטומטיות שלך שייפסק בזמן הסיום; אחרת, תצטרך לכבות אותו באופן ידני.
- השתמש באפשרות "כללים והתראות" כדי להגדיר את מחוץ למשרד אם האפשרות "תשובות אוטומטיות" אינה קיימת.
הזן את התשובה שברצונך לשלוח בזמן שאתה לא בכרטיסייה "בתוך הארגון שלי".
- האפשרות "כל אחד מחוץ לארגון שלי" תשלח את התשובה האוטומטית שלך לכל מייל.
לחץ על "אישור" כדי לשמור.

כדי ליצור הודעה מחוץ למשרד עבור חשבון IMAP או POP3 שלך:

הפעל את Outlook ולאחר מכן בחר "קובץ" כדי להציג את אפשרויות פרטי החשבון שלך.
בחר "הודעה חדשה".
השלם את הנושא והתגובה עבור התבנית שלך.
לחץ על "קובץ" ואז על "שמור בשם".
הזן את שם התבנית שלך בתפריט הנפתח "שמור כסוג"; לאחר מכן לחץ על "תבנית Outlook (*.oft)."
בחר את המיקום ואז "שמור".

כדי ליצור את הכלל מחוץ למשרד:

לחץ על "קובץ" > "נהל כללים והתראות".
בכרטיסייה "חוקי דואר אלקטרוני" בתיבה "כללים והתראות" בחר "כלל חדש".
בחר "החל כלל על הודעה שאני מקבל" מתחת ל"התחל מכל ריק" ואז "הבא".
השאר את אפשרויות השלבים 1 ו-2 ללא שינוי כדי להשיב לכל ההודעות שלך ואז "הבא".
לחץ על "כן" כדי לאשר את הכלל עבור כל ההודעות.
מתחת ל"שלב 1: בחר פעולה(ות);" לאחר מכן לחץ על "השב באמצעות תבנית ספציפית."
מתחת ל"שלב 2: ערוך את תיאור הכלל" בחר את הטקסט המודגש עבור "תבנית ספציפית".
בחר "תבניות משתמש במערכת הקבצים" מהאפשרות "בחר תבנית תשובה" ב"חפש פנימה".
לחץ על התבנית שלך ואז "פתח" > "הבא".
הוסף את כל החריגים הנדרשים ואז "הבא".
כעת קראו לכלל שלכם משהו, למשל, מחוץ למשרד.
אם אתה רוצה להתחיל את התשובות האוטומטיות שלך עכשיו, השאר את האפשרות "הפעל את הכלל הזה" מסומנת ואז "סיום", אחרת בטל את הסימון של האפשרות עד שתהיה מוכן.

הערה: בזמן שאתה לא תצטרך להשאיר את Outlook פועל כדי לשלוח את התשובות האוטומטיות.

כדי להפעיל את הכלל:

לחץ על "קובץ" > "נהל כללים והתראות".
מתוך "חוקי דואר אלקטרוני" ב"כללים והתראות" אתר את הכלל שלך, ולאחר מכן משמאל לו סמן את התיבה ו"אוקי".

לבסוף, הגדר את הנוכחות שלך ל"פעיל" בסקייפ:

בכל פעם שאחד מאנשי הקשר שלך בסקייפ יחפש אותך, הם יראו נקודה סגולה קטנה ליד שמך. זה מאשר שאתה מחוץ למשרד אבל עדיין זמין ומוכן לדבר.

היכנס לסקייפ ובחר את תמונת הפרופיל שלך מתוך "צ'אטים".
לחץ על המצב הנוכחי שלך ואז בחר "פעיל".

הגדר מצב סקייפ מחוץ למשרד ו"פעיל" ב-Mac

הערה: Skype for Business ב-Mac אינו מציע כרגע פרטי נוכחות המבוססים על לוח שנה של Outlook. כפתרון עוקף, אתה יכול להגדיר את הסטטוס שלך ל"פעיל" עם הודעת סטטוס מחוץ למשרד:

היכנס לסקייפ ולחץ על התמונה שלך.
בחר "זמין" מהחץ הנפתח מתחת לשמך.

לאחר מכן כדי להוסיף את הודעת הסטטוס שלך:

לחץ על התמונה שלך ואז בחר "לחץ כדי להוסיף הודעת סטטוס."
הקלד הודעה, למשל, "אני כרגע במצב לא מקוון... – ….. בבקשה שלח לי IM."
- כדי להסיר את ההודעה פשוט לחץ עליה ואז לחץ על "מחק".

כאשר הקולגות שלך יחפשו אותך באנשי הקשר שלהם בסקייפ הם יראו שאתה מחוץ למשרד וזמין.

אפשרות 2: סנכרן את לוח השנה של MS Outlook לסקייפ (חץ סגול בעיגול)

הגדר מחוץ למשרד עם/בלי תשובה אוטומטית ב-Windows

לפני הגדרת מחוץ למשרד שלך, עליך לבדוק איזה סוג של חשבון Outlook יש לך מכיוון שזה יהיה תלוי בצעדים שעליך לבצע:

ב-Outlook לחץ על "קובץ"> "הגדרות חשבון."
בחר "הגדרות חשבון" ואז סמן את העמודה "סוג":
- אם אתה משתמש באימייל לעבודה, החשבון שלך יהיה Microsoft Exchange.
- אם מדובר באימייל אישי כמו Gmail, החשבון שלך יהיה IMAP או POP3.

כדי להגדיר תשובה אוטומטית מחוץ למשרד עבור חשבון Microsoft Exchange:

הפעל את Outlook ולאחר מכן בחר "קובץ"> "תשובות אוטומטיות."
בתיבת "תשובות אוטומטיות" לחץ על "שלח תשובות אוטומטיות".
- אתה יכול להגדיר טווח תאריכים עבור התשובות האוטומטיות שלך שייפסק בזמן הסיום; אחרת, תצטרך לכבות אותו באופן ידני.
- השתמש באפשרות "כללים והתראות" כדי להגדיר את מחוץ למשרד אם האפשרות "תשובות אוטומטיות" אינה קיימת.
הזן את התשובה שברצונך לשלוח בזמן שאתה לא בכרטיסייה "בתוך הארגון שלי". ניתן גם להשאיר את התשובה ריקה.
האפשרות "כל אחד מחוץ לארגון שלי" תשלח את התשובה האוטומטית שלך לכל מייל. אם ברצונך להשאיר את התשובה ריקה, Outlook ממליץ לבחור ב"אנשי הקשר שלי בלבד".
לחץ על "אישור" כדי לשמור.

כדי ליצור הודעה מחוץ למשרד עבור חשבון IMAP או POP3 שלך:

הפעל את Outlook ולאחר מכן בחר "קובץ" כדי להציג את אפשרויות פרטי החשבון שלך.
בחר "הודעה חדשה".
השלם את הנושא והתגובה עבור התבנית שלך.
לחץ על "קובץ" ואז על "שמור בשם".
הזן את שם התבנית שלך בתפריט הנפתח "שמור כסוג"; לאחר מכן לחץ על "תבנית Outlook (*.oft)."
בחר את המיקום ואז "שמור".

כדי ליצור את ההוראה מחוץ למשרד:

לחץ על "קובץ" > "נהל כללים והתראות".
באפשרות "חוקי דואר אלקטרוני" בתיבה "כללים והתראות" בחר "כלל חדש".
בחר "החל כלל על הודעה שאני מקבל" מתחת ל"התחל מכל ריק" ואז "הבא".
השאר את "אפשרויות שלבים 1 ו-2 ללא שינוי כדי להשיב לכל ההודעות שלך ואז "הבא".
לחץ על "כן" כדי לאשר את הכלל עבור כל ההודעות.
מתחת ל"שלב 1: בחר פעולה(ות);" לאחר מכן לחץ על "השב באמצעות תבנית ספציפית."
מתחת ל"שלב 2: ערוך את תיאור הכלל" בחר את הטקסט המודגש עבור "תבנית ספציפית".
בחר "תבניות משתמש במערכת הקבצים" מהאפשרות "בחר תבנית תשובה" ב"חפש פנימה".
לחץ על התבנית שלך ואז "פתח" > "הבא".
הוסף את כל החריגים הנדרשים ואז "הבא".
כעת קראו לכלל שלכם משהו, למשל, מחוץ למשרד.
אם אתה רוצה שהתשובות האוטומטיות שלך יתחילו עכשיו השאר את האפשרות "הפעל את הכלל הזה" מסומנת ואז "סיום" או בטל את הסימון של האפשרות כשתהיה מוכן.

הערה: בזמן שאתה לא תצטרך להשאיר את Outlook פעיל כדי לשלוח את התשובות האוטומטיות.

כדי להפעיל את הכלל:

לחץ על "קובץ" > "נהל כללים והתראות".
מתוך "חוקי דואר אלקטרוני" ב"כללים והתראות" אתר את הכלל שלך ואז סמן את התיבה משמאל לו ואז "בסדר".

לבסוף, הגדר את הנוכחות שלך ל"Off Work" בסקייפ:

בכל פעם שאחד מאנשי הקשר שלך בסקייפ יחפש אותך, הם יראו חץ קטן, סגול ומצביע שמאלה לצד שמך. זה מאשר שאתה מחוץ למשרד ו"לא בעבודה"; לפיכך, לא פעיל.

היכנס לסקייפ ובחר את תמונת הפרופיל שלך מתוך "צ'אטים".
לחץ על הסטטוס הנוכחי שלך ואז בחר "לא בעבודה".

הגדר מצב סקייפ מחוץ למשרד ו"לא בעבודה" ב-Mac

הערה: Skype for Business ב-Mac אינו מציע כרגע פרטי נוכחות המבוססים על לוח שנה של Outlook. כפתרון עוקף, אתה יכול להגדיר את הסטטוס שלך ל"לא בעבודה" עם הודעת סטטוס מחוץ למשרד:

היכנס לסקייפ ולחץ על התמונה שלך.
בחר "Off Work" מהחץ הנפתח מתחת לשמך.

לאחר מכן כדי להוסיף את הודעת הסטטוס שלך:

לחץ על התמונה שלך ואז בחר "לחץ כדי להוסיף הודעת סטטוס."
הקלד הודעה, למשל, "אני כרגע במצב לא מקוון... ויחזור..."
- כדי להסיר את ההודעה פשוט לחץ עליה ואז לחץ על "מחק".

כאשר הקולגות שלך יחפשו אותך באנשי הקשר שלהם בסקייפ הם יראו שאתה מחוץ למשרד ולא זמין.

שאלות נפוצות על סקייפ מחוץ למשרד

מדוע סטטוס הסקייפ "מחוץ למשרד" שלי עדיין מופיע?

כאשר האפשרות "הצג את המידע שלי מחוץ למשרד לאנשי קשר" מסומנת ב"כלים", > "אפשרויות," > "אישי" סטטוס הבלתי-ממשרד שלך עדיין יוצג גם כאשר הוא כבוי ב-Outlook.

אם זה לא המקרה, נסה ליצור קשר עם צוות התמיכה הטכנית של Microsoft לקבלת סיוע.

האם אני יכול לכבות את מצב מחוץ למשרד באמצעות Skype במקום Outlook?

Skype משתמשת בפרטי לוח השנה שלך ב-Outlook כדי לעדכן את הסטטוס שלך; לכן, תצטרך לכבות את היציאה למשרד שלך דרך Outlook.

הצגת הסטטוס שלך מחוץ למשרד בסקייפ

כלי ההודעות המיידיות של Skype for Business משתמש בפרטי לוח השנה של Outlook כדי ליידע את אנשי הקשר שלך ב-Skype על המצב שלך. זה שימושי עבור אנשי הקשר שלך כדי לראות במבט חטוף אם אתה מחוץ למשרד וזמין או מחוץ למשרד ולא זמין.

כעת, לאחר שהראנו לך את השלבים לכך, האם אתה מצליח להגדיר את זה - האם זה עבד כמצופה? אנא הודע לנו בקטע ההערות למטה.