קל לשכוח למי יש גישה ל-Google Sheet אם אנשים רבים משתמשים בו. ייתכן ששיתפת את הגיליון האלקטרוני מספר פעמים ועכשיו אתה מתקשה לזכור למי היה הרשאה להשתמש בו.
חשוב לנהל את ה-Google Sheets שלך ולדעת מי יכול לגשת אליהם. אבל התהליך לעשות זאת הוא למעשה די פשוט. המשך לקרוא כדי לגלות איך זה נעשה.
כיצד לבדוק למי יש גישה ל-Google Sheets
יש דרך קלה לבדוק ידנית למי יש גישה ל-Google Sheet שלך. לשם כך, בצע את השלבים:
- ראשית, פתח את ה-Sheet שאתה צריך.
- לאחר מכן, לחץ על "לוח המחוונים של הפעילות".
- תראה "מגמת צופים" או "מגמת תגובה" משמאלך. כעת לחץ עליו.
הערה: ודא שאתה משתמש בחשבון העסקי שלך ולא בחשבון הפרטי. עם חשבון פרטי, לא תוכל לראות את "לוח המחוונים לפעילות".
יתרה מכך, אתה יכול לסנן את החיפוש לפי זמן ולצמצם את התוצאות שלך. בוא נראה איך עושים את זה:
- לחץ על "חץ למטה" בחלק הימני העליון של הגיליון.
- בחר זמן לסנן את החיפוש.
הנה לך! עכשיו אתה יודע למי יש גישה ל-Google Sheet שלך ומתי הוא קיבל את ההרשאה. בדרך זו, אתה תמיד יכול לעקוב אחר שהאנשים הנכונים יכולים לראות ולערוך את ה-Google Sheet שלך.
מתן גישה זמנית ל-Google Sheet
הגבלת הגישה ל-Google Sheets יכולה להיות שימושית מאוד אם אינך רוצה שלקוחות ישתמשו בהם לאחר סיום העבודה. אתה יכול להגדיר תאריך תפוגה או פשוט לסיים את הגישה ל-Google Sheet המסוים הזה. כך:
- פתח את Google Drive שלך
- מצא את הגיליון שאתה צריך.
- לחץ לחיצה ימנית עליו ובחר "שתף".
- כעת הקלד את שמו של האדם שאיתו אתה רוצה לשתף את הגיליון הזה.
- כדי להגדיר תאריך תפוגה, שנה את ההרשאה ל"יכול להגיב" או ל"יכול להציג".
- הבא הקש על "שלח".
לאחר שתשלים את השלבים הללו, עליך לחזור על שלושת השלבים הראשונים. תראה את האפשרות "מתקדם" בתחתית החלון. עליך ללחוץ עליו כדי לראות את "הגדרות שיתוף". אם תרחף מעל שמם, יופיע שעון עצר. בלחיצה עליו, תוכל לקבוע את תאריך התפוגה.
הפעלת הרשאת הצפייה
אתה יכול להגן על ה-Google Sheet שלך מפני שינוי. למרות שייתכן שנתת גישה למספר אנשים, ייתכן שלא תרצה שהם ישנו את תוכן המסמך. הדרך הפשוטה ביותר לעשות זאת היא לתת להם הרשאת צפייה בלבד.
בצע את השלבים הבאים כדי לעשות זאת:
- פתח את הגיליון שאתה רוצה להגן.
- נווט אל "נתונים" וגלול מטה אל "גליונות וטווחים מוגנים".
- סרגל יופיע בצד ימין של הגיליון.
- כעת, לחץ על "גיליון" ובחר את זה שאתה צריך מהתפריט הנפתח.
- כאן תצטרך ללחוץ על "הגדר הרשאה".
חלון "הרשאות עריכת טווח" יופיע. תחת "הגבלת מי יכול לערוך טווח זה" לחץ על "מותאם אישית". זה מאפשר לך להחליט מי רשאי לערוך את הגיליון הספציפי הזה. בטל את הבחירה בכל האנשים שאינך רוצה לערוך את ה-Google Sheet שלך. לחץ על "סיום" כדי לסיים.
עכשיו אנשים עדיין יכולים לראות את ה-Google Sheet הזה, אבל הם לא יוכלו לבצע בו שינויים.
הגנה על התאים ב-Google Sheet
לחלופין, תוכל גם לאפשר צפייה, אך גם להגן על תאים או עמודות מסוימות. הנה מה שתצטרך לעשות:
- פתח את הגיליון.
- בחר את העמודות שברצונך להגן מפני שינוי.
- כעת לחץ על "נתונים" ולאחר מכן "גליונות וטווחים מוגנים".
- סרגל יופיע בצד ימין של הגיליון.
- הזן את תיאור הפקודה, למשל - "אין עריכה".
- לאחר מכן, לחץ על הכפתור הירוק "הגדר הרשאות".
- יופיע חלון קופץ. תחת "הגבלת מי יכול לערוך טווח זה" בחר "מותאם אישית".
- זה מאפשר לך להחליט למי מותר לשנות את התאים.
אם אדם ללא הרשאה מנסה לשנות את תוכן התא, הודעה ב-Sheet תודיע שהוא אינו רשאי לעשות זאת.
הפעלת הערות
לפעמים אתה צריך מישהו אחר שיגיב על תוכן התא. למשתמשים אלה אין הרשאה אוטומטית לעשות זאת, אבל אתה יכול לתת להם הרשאה. מה שתצטרך לעשות זה להפוך אותם ל"מגיב". כדי להפעיל משתמש עם פונקציה זו, בצע את השלבים הבאים:
- פתח את הגיליון, עבור אל "קובץ" ולחץ על "שתף".
- כאן תוכל להוסיף את כתובות האימייל של אלה שאיתם תרצה לשתף את הגיליון.
- לאחר שתוסיף אדם, בצד ימין תראה תפריט נפתח.
- מהתפריט הנפתח הזה בחר "מגיב".
- לבסוף, לחץ על "שלח".
הפעלת עריכה
עם הרשאת עריכה, משתמשי הגיליון יכולים לשנות את תוכן התאים. כבעלים של הגיליון, תצטרך לאפשר את הפעולה הזו. השלבים דומים מאוד לאלו המתוארים לעיל:
- פתח את הגיליון, עבור אל "קובץ" ולחץ על "שתף".
- כאן תוכל להוסיף את כתובות האימייל של אלה שאיתם תרצה לשתף את הגיליון.
- לאחר שתוסיף אדם, בצד ימין תראה תפריט נפתח.
- מהתפריט הנפתח הזה בחר "עורך".
- לבסוף, לחץ על "שלח".
הגבלת הרשאות
ה-Google Sheet שלך הוא כלי שלא יסולא בפז לאחסון נתונים. מעת לעת, תצטרך לשתף אותו עם אנשים אחרים. אם אינך זוכר למי נתת הרשאה לצפות בגיליון, אתה תמיד יכול לחזור למאמר זה לקבלת הדרכה.
יתר על כן, לא יהיו לך בעיות אם אתה רוצה להגן על הגיליון שלך מפני שינויים לא מורשים או אם אתה רוצה לאפשר למשתמשים לבצע שינויים בתאים בעצמם. איזו מהפונקציות הללו חשובה לך יותר ומדוע? ספר לנו בקטע ההערות למטה.
