כיצד לשתף קבצים מ-Google Drive

Google Drive הוא שירות המאפשר למשתמשים לאחסן עד 15 GB של נתונים בחינם. זה אומר שהוא מושלם לאחסון העבודה או הקבצים האישיים שלך ולגישה אליהם מכל מחשב, טלפון או טאבלט עם חיבור לאינטרנט. החלק הכי טוב? זה יכול לשמש ככלי שיתופי שבו אנשים מרובים יכולים לערוך בו-זמנית את אותו מסמך - לא עוד לשלוח מיילים הלוך ושוב!

כיצד לשתף קבצים מ-Google Drive

Google Drive היא דרך מצוינת לשתף קבצים עם הצוות שלך. זה מהיר, קל ואינטואיטיבי. זה מאפשר למספר משתמשים לערוך את אותו מסמך בזמן אמת מבלי לשלוח את הקבצים הלוך ושוב באמצעות מדיומים אחרים כגון דואר אלקטרוני. אתה יכול גם להשתמש ב-Google Drive כמערכת הגיבוי שלך או לשתף קבצים גדולים עם לקוחות או משתפי פעולה בפרויקטים.

כיצד לשתף קבצים ב-Google Drive במחשב

כעת נעבור על השלבים הכלליים לשיתוף קבצים או תיקיות ב-Google Drive:

  1. פתח את Google Drive במחשב שלך.
  2. נווט אל הקובץ או התיקיה שברצונך לשתף.
  3. לחץ לחיצה ימנית על הקובץ ובחר "שתף" מהרשימה הנפתחת.

  4. בחלון המוקפץ, הזן את כתובות האימייל של האנשים שאיתם תרצה לשתף את הקובץ. אם הם כבר ברשימת אנשי הקשר שלך, תוכל למצוא במהירות את הכתובת שלהם על ידי הקלדת האותיות הראשונות של שמם, והכתובת תופיע על המסך שלך. אם הם אינם ברשימת אנשי הקשר שלך, תצטרך להזין את כתובת הדוא"ל שלהם בשדה המצורף.

  5. לאחר שהזנת את כתובות האימייל, ייפתח חלון חדש שבו תוכל לבחור את רמת הגישה שתרצה לתת:

    • מציג - האדם יכול להציג את הקובץ אך אינו יכול לשתף אותו עם אחרים או לבצע עריכות.
    • מגיב - האדם יכול להגיב או להציע שינויים אבל לא יכול לשתף את הקובץ עם אחרים.
    • עורך - לאדם יש זכויות מלאות על הקובץ. הם יכולים לבצע עריכות, לקבל או לדחות שינויים, ואפילו לשתף את הקובץ עם אחרים.
  6. לחץ על "בוצע".

וזהו! זה עתה שיתפת את הקובץ שלך עם אנשי הקשר שלך. הם יקבלו הודעת דוא"ל שתנחה אותם לאשר או לדחות את הזמנתך. לאחר קבלתו, הם יכולים לגשת לקובץ בחשבון Google Drive שלהם.

כיצד לשתף קובץ בודד בגוגל דרייב

עם Google Drive, אתה יכול לגשת לקבצים שלך מכל מקום כל עוד יש לך חיבור לאינטרנט. למרות שניתן לשתף תיקיה או אפילו את כל הכונן שלך, מתן גישה כזו יכולה לחשוף כל קובץ פרטי או סודי בחשבון שלך לגורמים לא רצויים. למרבה המזל, Google Drive מגיע עם אפשרות לשתף קבצים ספציפיים. לאנשי הקשר שלך תהיה גישה רק למסמך המשותף. הם לא יוכלו להציג, לערוך או להגיב על שום מסמך אחר בחשבונך.

כך תוכל לשתף קובץ בודד ב-Google Drive:

  1. פתח את Google Drive במחשב שלך.
  2. נווט אל הקובץ או התיקיה שברצונך לשתף.
  3. לחץ לחיצה ימנית על הקובץ ובחר "שתף" מהרשימה הנפתחת.

  4. בחלון המוקפץ, הזן את כתובת האימייל של האדם שאיתו תרצה לשתף את הקובץ.

  5. בחלון המוקפץ, בחר את סוג הגישה שתרצה להעניק לאנשי הקשר שלך. אתה יכול לשתף את המסמך אך ורק לצפייה או לאפשר לאנשי הקשר שלך לבצע שינויים ולהוסיף הערות.

  6. לחץ על "בוצע".

אתה יכול גם לשתף קובץ לאחר פתיחתו. כדי לעשות זאת,

  1. לחץ על "שתף" בפינה השמאלית העליונה.

  2. הזן את כתובת האימייל של האדם שאיתו תרצה לשתף את הקובץ.

  3. מהתפריט הנפתח שנוצר, בחר את סוג הגישה שברצונך לתת.

  4. לחץ על "בוצע". לאחר מכן, Google תשתף את הקובץ באמצעות קישור שנשלח לאימייל של איש הקשר שלך.

כיצד לשתף מספר קבצים ב-Google Drive

אם אתה צריך לשתף מספר קבצים, אתה תשמח לדעת שאתה יכול לעשות זאת במכה אחת. אפשרות אחת היא ליצור תיקיה חדשה, להוסיף את כל הקבצים שתרצה לשתף ולאחר מכן לשתף את התיקיה עם אנשי הקשר שלך. אבל זה יכול להיות די גוזל זמן, במיוחד אם יש לך עשרות או מאות קבצים לשתף. למרבה המזל, יש דרך קלה יותר לעשות זאת:

  1. פתח את Google Drive במחשב שלך.
  2. נווט אל הקבצים שברצונך לשתף.

  3. אם אתה משתמש במחשב, הקש על מקש Shift והמשיך לבחירת כל הקבצים שברצונך לשתף. ב-Mac, החזק את מקש Command לחוץ ולאחר מכן בחר לחץ על הקבצים שאתה משתף.
  4. בחלון הבא, הזן את כתובת האימייל של האדם שאיתו תרצה לשתף את הקובץ.

  5. בחלון המוקפץ, בחר את סוג הגישה שתרצה להעניק לאנשי הקשר שלך.

  6. לחץ על "בוצע".

כיצד להגביל את ההרשאות של קובץ משותף

כאשר אתה משתף קובץ ומאפשר לאחרים לערוך את המסמך, הם יוכלו באופן אוטומטי לשתף את הקובץ עם כל אחד ברשימת אנשי הקשר שלהם ולמנוע מאנשים מסוימים גישה לקובץ. בנוסף, הם יכולים להעתיק, להדפיס או להוריד את הקובץ. עם זאת, עם כל ההרשאות הללו, קל מאוד לקבצים שלך להגיע לידיים הלא נכונות. בתרחיש הגרוע ביותר, אתה עלול לאבד את כל הנתונים שלך.

החדשות הטובות הן שגוגל מאפשרת לך להגביל את מה שאחרים יכולים לעשות עם הקובץ שלך לפני שליחת קישור להזמנה. אם אינך רוצה שהעורכים ישתנו הרשאות או ישתפו את המסמך עם אחרים.

  1. פתח את מסך הבית של Google Drive.
  2. בחר את הקבצים שברצונך לשתף.
  3. לחץ על "שתף" בפינה השמאלית העליונה.

  4. בחלון המוקפץ, לחץ על "הגדרות".

  5. בטל את הסימון "עורכים יכולים לשנות הרשאות ולשתף."

לאחר מכן גוגל תעדכן אוטומטית את ההגדרות שלך כך שאף אחד מעורכי המסמך לא יוכל לשנות הרשאות או לשתף את המסמך. רק אתה יכול לעשות כל אחד מהדברים האלה.

אם ברצונך למנוע מצופים ומגיבים להעתיק, להדפיס או להוריד קובץ.

  1. פתח את מסך הבית של Google Drive.
  2. בחר את הקבצים שברצונך לשתף.
  3. לחץ על "שתף" בפינה השמאלית העליונה.

  4. בחלון המוקפץ, לחץ על "הגדרות".

  5. בטל את הסימון "צופים ומגיבים יכולים לראות את האפשרות להוריד, להדפיס ולהעתיק."

איך לתת למישהו הרשאות לקובץ לזמן מוגבל?

מה אם אתה רוצה שלאנשים האחרים תהיה גישה לקובץ לזמן מוגבל? לדוגמה, אתה יכול לעבוד על מצגת עם הקולגה שלך, אבל אתה לא רוצה שהם יבצעו שינויים בשעות האחרונות לפני שאתה מציג אותה.

אתה תשמח לגלות ש-Google Drive מאפשר לך לתת למישהו הרשאות לזמן מוגבל. זה יכול להיות כל דבר, החל מכמה שעות, ימים ועד מספר שבועות או חודשים. הנה איך לעשות את זה:

  1. פתח את מסך הבית של Google Drive.
  2. בחר את הקבצים שברצונך לשתף.
  3. לחץ על "שתף" בפינה השמאלית העליונה.
  4. הזן את כתובת האימייל ולחץ על "סיום".
  5. לחץ על "שתף" פעם נוספת בפינה השמאלית העליונה.
  6. לחץ על החץ למטה לצד שמו של האדם.
  7. בחר "תן גישה זמנית".
  8. הגדר תאריך תפוגה.
  9. לחץ על "שמור".

שאלות נפוצות נוספות

כיצד אוכל לשנות את הבעלות על קובץ ב-Google Drive?

אם אתה רוצה להעביר את הבעלות על קובץ למישהו אחר:

1. פתח את מסך הבית של Google Drive.

2. בחר את הקבצים שברצונך לשתף.

3. לחץ על "שתף" בפינה השמאלית העליונה.

4. הזן את כתובת האימייל ולחץ על "סיום".

5. לחץ על "שתף" פעם נוספת בפינה השמאלית העליונה.

6. לחץ על החץ למטה לצד שמו של האדם.

7. לחץ על "הפוך לבעלים".

8. לחץ על "בוצע" כדי להשלים את ההעברה.

לאחר העברת הבעלות, עדיין תהיה לך הרשאה לערוך או להגיב על הקובץ, אלא אם כן הבעלים החדש יחליט לשנות את הגישה שלך.

שיתוף הוא אכפתיות

Google Drive תוכנן כדי להקל על עובדים וצוותים לשתף פעולה בפרויקטים, החל ממצגות בקנה מידה גדול ועד למשימות משרדיות קטנות. אחת התכונות שמאפשרות זאת היא שיתוף קבצים. קל לשתף קבצים עם אחרים ולעקוב אחר השינויים שבוצעו על ידי חברי הצוות באמצעות גרסאות שונות של כל קובץ בספרייה שלך. אם עדיין לא ניסית להשתמש בכלי שימושי זה, מאמר זה מתאר את כל השלבים הדרושים.

ניסית לשתף קובץ בגוגל דרייב? איך זה הלך? ספר לנו בקטע ההערות למטה.